コードは書かない。Googleフォーム+スプレッドシート+AIで、社内の旅費申請アプリを60分で動かすKit
紙とメールとExcelでぐちゃぐちゃになりがちな旅費申請を、自分の手で「アプリ化」します。使うのはGoogleフォームとスプレッドシート、そしてAI。プログラミングの知識はいりません——AIに作らせた"呪文"(スクリプト)を1回コピペするだけで、フォームから申請が届くたびに、交通費・宿泊費・日当の合計が自動計算されて「申請一覧」にきれいに並ぶようになります。所要60分、Googleアカウントだけで完結。途中でエラーが出ても大丈夫、エラー文をそのままAIに貼って「直して」と言う方法まで込みで配布します。実はこの構成、いまは他社も使うSaaSに育って会社の第2の収入になっているアプリ「リョヒコンパス」の、いちばん最初の姿です。最初の一歩は、誰でもここから踏み出せます。
最初に下のプロンプトをAI(ChatGPT / Claude)に送ると、そのチャットが「あなた専属の社内アプリづくりの相棒」になります。相棒はまず、旅費申請フォームに置くべき質問項目(氏名・出張日・交通費…)を表で提案してくれるので、自社に合わせて調整するか「全部おまかせ」でOK。項目が決まったら、Googleフォームを新規作成して、表のとおりに質問を並べるだけです。フォームの回答は「回答」タブ→スプレッドシートのアイコンから、自動でシートに集まる設定にできます。
このプロンプトを送ると、質問項目の表が出てきます。「全部おまかせ」なら標準7項目(氏名/出張日/行き先/目的/交通費/宿泊費/日当)で確定。表のとおりにGoogleフォームへ質問を作ったら、質問の名前(見出しの文字)だけはあとで使うので、表と同じ文字にしておいてください。
今日からこのチャットを「私専属の、社内アプリづくりの相棒」にします。私はプログラミングの知識がありません。次のルールでお願いします。
# あなたのルール
- 専門用語を使うときは、必ず1行でかみくだいた意味を添える
- 手順は必ず1つずつ。私が「できた」と言ってから次に進む
- 私がエラー文を貼り付けたら、原因の説明は3行以内にして、「直した完成版の全文」を出す(私は貼り替えるだけにしたい)
# 最初のお願い
社内の「旅費申請」をGoogleフォームで受け付けたいです。フォームに置くべき質問項目を、次の表で提案してください。
| 質問の名前 | 回答の種類(記述式/日付/数字など) | 必須? | ひとこと説明 |
- 標準的な項目(氏名・出張日・行き先・目的・交通費・宿泊費・日当)をベースに、あった方がよい項目があれば理由つきで追加提案してください
- 金額の項目は、あとで自動計算しやすいように数字だけを入れてもらう形にしてください
- 私の会社の事情:{例:日当は役職で違う/立替とコーポレートカードを区別したい/特になし}
私が「全部おまかせ」と言ったら、標準項目で確定してください。「+(空白のフォーム)」から新規作成。質問の追加は右の「+」ボタン、回答の種類は各質問の右側のメニューで変えられます。作り終えたら「回答」タブ→緑のスプレッドシートアイコンで、回答が集まるシートを作成しておいてください(ここまでクリックだけ・コード不要です)。
ここがこのKitの心臓部です。下のプロンプトをAIに送ると、あなたのフォーム専用の"呪文"(スクリプト=シートに自動で仕事をさせる短いプログラム)が出てきます。それをスプレッドシートに1回貼り付けて、同梱の手順書どおりに設定すると——フォームから申請するたびに、合計金額が自動計算された行が「申請一覧」シートに増えていきます。自分で作ったフォームにテスト申請を送って、一覧に並ぶ瞬間を見てください。それ、もうアプリです。
Step 1の続きのチャットでこのまま送ってください(フォームの質問名を相棒が覚えているため)。別のチャットで送る場合は、{ }に自分のフォームの質問名を書き写してください。出てきたスクリプトの貼り付け場所と設定は、次の手順書(Block 2-2)のとおりに進めれば5分です。
さきほど決めたフォームの質問項目で、スプレッドシート用のスクリプト(Google Apps Script)を作ってください。私はコピペしかできない前提でお願いします。
# スクリプトがやること
1. フォームから申請が届くたびに自動で動く(フォーム送信時)
2. 交通費・宿泊費・日当を合計して「合計」を計算する(金額に円やカンマが混ざっていても数字として読む)
3. 「申請一覧」という名前のシートに、次の並びで1行追加する:申請日時/氏名/出張日/行き先/目的/交通費/宿泊費/日当/合計/ステータス
4. ステータスにはいつも「申請中」と入れる
5. 「申請一覧」シートが無ければ自動で作り、1行目に太字の見出しを入れる
# 壊れないための条件(必ず守って)
- フォームの回答は、列の順番ではなく「質問の名前の文字」で探すこと(あとで質問の順番を変えても壊れないように)
- 私のフォームの質問名:{氏名/出張日/行き先/目的/交通費/宿泊費/日当}(この続きのチャットなら、さっき決めた質問名をそのまま使ってください)
- 途中で読めない値があってもエラーで止めず、その項目は空欄か0として続けること
- 関数の名前は onFormSubmit にすること
# 出力の形
- スクリプトの全文を、1つのコードブロックで(私はこれを丸ごとコピーします)
- そのあとに「どこに貼るか」を3行で貼り付け場所→保存→自動で動く設定→初回だけ出るGoogleの警告画面の通り抜け方→テスト申請、までを1本道で書いた手順書です。特に警告画面(「このアプリはGoogleで確認されていません」)はほぼ全員が一度出会ってビクッとする場所ですが、自分が今作ったプログラムに自分で許可を出しているだけなので大丈夫。手順書のとおり2クリックで通れます。
「全部おまかせ」で進めた場合の完成イメージです。①フォームの質問項目表 ②AIが出す"呪文"の実例(そのまま動く見本コード)③申請前→申請後の「申請一覧」シートの変化 ④エラーが出たときにAIへ貼るとどう直るかの実例、が入っています。自分の画面と見比べながら進めてください。
動いたら、次は自分の会社の形に合わせる番です。このStepの2つのプロンプトで、①エラーが出たときに自分で調べずAIに直させる方法(エラー文を貼るだけ)、②質問項目の追加や月ごとの集計など、よくある「自社仕様化」のやり方を覚えます。ポイントはひとつだけ——変更のたびに、AIに「直した全文」を出させて丸ごと貼り替えること。部分修正をしないので、コードが読めなくても壊れません。
「一覧に行が増えない」「赤いエラーが出た」——そんなときは原因を考えなくてOK。スプレッドシートの 拡張機能→Apps Script→左メニューの「実行数」を開くと赤いエラー文が見つかるので、それをコピーしてこのプロンプトと一緒に送るだけです。
さきほどのスクリプトでエラーが出ました。エラー文はこれです:
{ここにエラー文を貼り付け。エラー文が見つからない場合は「一覧に行が増えない」など、起きていることをそのまま書いてもOK}
原因の説明は3行以内で。そのあと、直した完成版のスクリプト全文を1つのコードブロックで出してください。私は全部消して貼り替えるだけにしたいです。フォームに質問を足したら、スクリプトも合わせて更新が必要です(見出しの文字で探す作りなので、このプロンプトで全文を作り直して貼り替えれば終わり)。ついでに、経理に喜ばれる「月ごと・人ごとの合計」シートも、コード不要の関数式で作れます。
フォームを自社仕様にしたいです。2つお願いします。
1. フォームに質問を追加しました:{例:「領収書の共有リンク」(記述式)/「支払い方法」(立替・法人カードの選択式)}
この項目を「申請一覧」にも並ぶように、スクリプトの完成版全文を出してください(私は貼り替えるだけ)。
2. 「月次集計」という新しいシートに、申請一覧から「月ごとの合計金額」と「人ごとの合計金額」が自動で出る表を作りたいです。
シートのセルに貼るだけの関数式と、どのセルに貼るかを教えてください(スクリプトではなく関数式でお願いします)。アプリは使われて初めてアプリです。仕上げに、チームへの案内文(このフォームから申請してください+入力ルール)をAIに作らせて、フォームのリンクと一緒に送りましょう。そして使い始めると、必ず次の欲が出てきます——上司の承認ボタンが欲しい、申請が来たら通知が欲しい、役職ごとの日当を自動にしたい、月次をもっときれいに、見た目をアプリらしく。その一つひとつを、同じ「コピペだけ」の形でKitにして順次公開します。ちなみにこの構成から始まったアプリは、いまは他社も使うSaaSになり、会社の第2の収入になっています。あなたの「欲しい」リストが、そのまま次の一歩です。
{ }を埋めて送ると、チーム向けの案内メッセージ(Slack/メール用)と、上司向けの短い説明(何が楽になるか3行)が出てきます。フォームのリンクは、フォーム編集画面右上の「送信」→リンクのアイコンからコピーできます。
作った旅費申請フォームを、チームに使ってもらうための案内文を作ってください。
# 出してほしいもの
1. チーム向けの案内メッセージ(Slack/メールにそのまま貼れる長さ)
- 今日から旅費申請はこのフォームで行うこと/フォームのリンク:{ここにリンク}
- 入力のお願い(金額は数字だけ、出張日は日付で、など)を3つまで
2. 上司向けの説明(3行):何が楽になるか・データはどこに貯まるか・困ったら誰に聞くか({自分の名前})
# トーン
- 押しつけがましくなく、移行のお願いとして丁寧に。ただし短く進捗を保存する
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